Congresos SADEMI
Reglamento de congresos de la Sociedad Andaluza de Medicina Interna
Artículo 1. Congreso de la Sociedad Andaluza de Medicina Interna (SADEMI):
La SADEMI organizará el Congreso Científico de la Sociedad con carácter anual. La elección del lugar de celebración la realizará la Asamblea de la Sociedad, que se programará y tendrá lugar preceptivamente durante el desarrollo del Congreso. Con carácter general, cada edición del congreso se celebrará, siguiendo un orden prefijado, en todas y cada una de las provincias de la Comunidad Autónoma Andaluza, alternando entre ciudades de Andalucía Oriental y de Andalucía Occidental. La elección se hará con una antelación mínima de dos años.
En el caso de coincidir el congreso de la SADEMI con otro congreso de ámbito nacional o Internacional de Medicina Interna, organizado por las respectivas Sociedades Científicas de la especialidad, se procurará la organización conjunta de ambos eventos. Si no fuera posible, la SADEMI decidirá en Asamblea la suspensión de su Congreso ese año. La provincia elegida organizará el Congreso de la SADEMI el año siguiente.
Artículo 2. Presidencia del Congreso:
La presidencia del congreso de la SADEMI corresponde al Presidente del Comité Organizador. El Presidente de la SADEMI copresidirá los actos oficiales del congreso.
Artículo 3. Comité Organizador:
La Asamblea de la Sociedad elegirá al Presidente del Comité Organizador, a propuesta de los miembros de pleno derecho de la SADEMI de la provincia donde se realizará el Congreso. En el caso de que se proponga más de un candidato, la asamblea elegirá por votación y mayoría simple al Candidato a Presidente del Comité Organizador.
El Presidente del Comité Organizador será el responsable de la constitución y formalización del Comité Organizador del Congreso. Se elegirán las personas que ocuparán la Vicepresidencia, Secretaría, Tesorería y Vocalías del Congreso. Los componentes de este Comité deberán ser socios de la SADEMI.
En caso de dimisión u otra causa obligada que impida al Presidente del Comité Organizador continuar en dicho puesto, los socios de pleno derecho de la provincia donde se organizara el congreso, propondrán otro candidato a Presidente del Comité Organizador a la Junta Directiva, que en reunión extraordinaria aceptará o rechazará a dicho candidato.
Artículo 4. Funciones del Presidente del Comité Organizador:
- Copresidir junto con el Presidente de la SADEMI los actos oficiales del Congreso.
- Presidir el Comité Organizador del Congreso
- Procurar la viabilidad económica del Congreso.
- Mantener periódicamente informada a la Junta Directiva y a la Asamblea de la Sociedad del desarrollo organizativo del Congreso.
Artículo 5. Funciones del Comité Organizador:
- Organizar todos los actos científicos, sociales y económicos del Congreso.
- Proponer las personas que conformarán el Comité de Honor del Congreso.
- Elegir a un miembro del Comité Organizador para formar parte del Comité Científico.
Artículo 6. Comité Científico:
El Comité Científico estará compuesto por 4 miembros y el Presidente de la Sociedad. Tres de ellos serán elegidos por la Asamblea de la Sociedad que se celebra coincidiendo con la Jornada Científica de Otoño de la SADEMI. Los candidatos deberán presentar su candidatura por escrito dirigido al Secretario de la SADEMI, al menos 2 semanas antes de la celebración de esta Asamblea. El Comité Organizador del Congreso elegirá al quinto miembro de este Comité.
Artículo 7. Funciones del Comité Científico:
- Asesorar en la elaboración del programa científico en todos sus aspectos.
- Seleccionar las comunicaciones orales y pósters que se presentarán en el congreso.
- Autorizar, en su caso, las actividades científicas paralelas al programa oficial del Congreso.
- Proponer la concesión de los Premios a las Mejores Comunicaciones que se presenten en el congreso.
Artículo 8. Publicidad del Congreso:
El Comité Organizador realizará un primer anuncio del Congreso con un año de antelación a la celebración del mismo. Dicho anuncio incluirá la edición y envío del cartel anunciador del Congreso al menos a todos los Hospitales de la Comunidad Autónoma Andaluza.
El Comité Organizador difundirá asimismo un programa preliminar por las mismas fechas, que se enviará a todos los socios de la SADEMI y Hospitales de la Comunidad Autónoma Andaluza. En dicho avance de programa figurarán los datos esenciales sobre fechas y lugar del Congreso y la programación de los actos científicos y sociales más relevantes. Se adjuntará el boletín de reserva de hoteles con descripción de los mismos y tarifas actualizadas. Se adjuntará asimismo el boletín de Inscripción que incluirá las cuotas de inscripción para socios, no socios, MIR y acompañantes. Se incluirá también el Impreso Oficial para envío de resúmenes de comunicaciones, junto con las normas de redacción y fecha límite de admisión de las mismas.
El Comité Organizador difundirá una segunda circular del programa provisional, con una elaboración más avanzada, con al menos 2 meses de antelación a la fecha de celebración del Congreso.
El Comité Organizador anunciará a la Junta Directiva de la SEMI la organización del Congreso antes del 15 de junio del año anterior a su celebración, para poder proceder a su difusión en la Revista Oficial de la Sociedad.
Todos los impresos y documentos que genere el Congreso, llevarán en lugar bien visible el logotipo oficial de la SADEMI y el del Congreso.
El Comité Organizador organizará un gabinete de prensa que se responsabilizará de anunciar el congreso en los medios de comunicación (prensa, radio, TV...), difundir sus actos y conclusiones más relevantes y promocionar la imagen de la Medicina Interna en la Sociedad.
Artículo 9. Contenido y Desarrollo General del Congreso:
El congreso se celebrará en el meses de mayo o junio. El Comité Organizador procurará evitar coincidencias en el tiempo con otros Congresos Científicos Médicos, especialmente de otras sociedades de Medicina Interna. La duración del congreso será de 3-4 días según criterio del Comité Organizador.
El Comité Organizador incluirá en el Programa Científico la Ponencia Oficial del Congreso. Dicha ponencia será elegida por acuerdo de la Asamblea de la Sociedad con una antelación de al menos 1 año.
El Comité Organizador podrá diseñar otros actos científicos del Congreso siguiendo las siguientes recomendaciones:
- Organización de varias Mesas Redondas sobre determinados temas. Se aconseja que en conjunto estén representadas las distintas áreas específicas de la Sociedad: Medicina Interna general, Enfermedades Infecciosas, Factores de riesgo vascular, Enfermedades sistémicas, Gestión clínica, etcétera.
- Organización de al menos un taller dirigido a Residentes de Medicina Interna, con una metodología eminentemente práctica.
- Organización de Conferencias Magistrales.
- Organización de Sesiones de Comunicaciones Orales y Pósters.
- Organización de Mesas de puesta al día y manejo clínico de temas de nuestra práctica clínica diaria.
- Organización de actividades conjuntas con representantes cualificados de otras Sociedades Científicas.
- Organización de otros actos como cursos, talleres, seminarios, symposia satélites, etcétera.
- Organización de la Asamblea de la Sociedad, que deberá disponer de al menos 2 horas para su celebración, evitando su coincidencia o cercanía con otros actos científicos o sociales.
En cualquier caso, las actividades programadas por el Comité Organizador deberán ser presentadas y en su caso aprobadas por la Junta Directiva de la Sociedad.
Artículo 10. Envío de Resúmenes de Comunicaciones:
Los resúmenes de las comunicaciones se realizarán en los formatos oficiales destinados a este fin, que podrán solicitarse a la Secretaría del Comité Organizador. Asimismo se facilitará el envío de los mismos a través del correo electrónico. El autor podrá solicitar su preferencia para la inclusión como Comunicación oral o Póster sin perjuicio de que la decisión definitiva corresponde al Comité Científico.
Los resúmenes indicarán expresamente: Título, Autores, Centro de Trabajo, Objetivos, Pacientes y Métodos, Resultados y Conclusiones. No se admitirán resúmenes con resultados pendientes de presentación posterior en el Congreso. La extensión de los resúmenes estará razonablemente limitada para su inclusión en el libro de actas. Se deberán tener en cuenta las Normas Generales para los Manuscritos Remitidos a la Publicaciones Biomédicas requeridas por el Comité Internacional de Editores Médicos (www.icmje.org).
Los resúmenes se enviarán a la Secretaría del Comité Organizador del Congreso al menos con tres meses de antelación a la fecha de realización del mismo.
La SADEMI recomienda reservar y utilizar los Casos Clínicos para la Jornada Científica de Otoño por lo que como norma general no se aceptarán casos para su inclusión como comunicaciones orales o póster delegando en el mejor criterio del Comité Científico las posibles excepciones con carácter extraordinario.
Al menos uno de los autores deberá ser miembro de la SADEMI. El primer firmante de la Comunicación deberá inscribirse en el Congreso.
Artículo 11. Selección de Comunicaciones:
La selección de las comunicaciones que se expondrán en el Congreso la realizará el Comité Científico, quien asimismo dispondrá, de forma definitiva, su presentación en formato oral o de póster.
Esta decisión será comunicada a los autores, al menos con un mes de antelación a la fecha de celebración del Congreso, indicando asimismo la hora y día de la exposición, si ésta es oral o en póster y otras características específicas de la presentación si se creyera conveniente.
Articulo 12. Envío del Resumen de las Ponencias y Mesas Redondas:
Los participantes en Ponencias y Mesas Redondas del Congreso entregarán un resumen de su presentación en la Secretaría del Comité Organizador con al menos 1 mes de antelación a la celebración del Congreso.
Artículo 13. Publicación de Ponencias y Comunicaciones:
Los resúmenes de las ponencias y Mesas Redondas, así como el de las comunicaciones seleccionadas se publicarán en el Libro de Resúmenes del Congreso. Esta publicación será realizada preferentemente en un número extra de la Revista Oficial de la SEMI, Revista Clínica Española, y será entregada con la documentación del Congreso. El Comité Organizador será el encargado de la preparación de esta publicación en colaboración con el Consejo Editor de la Revista.
Artículo 14. Sesiones de Comunicaciones:
Las sesiones de Comunicaciones y Pósters estarán moderadas por dos miembros de la SADEMI, que serán elegidos por el Comité Organizador del Congreso. El Comité Organizador enviará a los Moderadores una copia del resumen de las comunicaciones de la sesión, al menos 15 días antes de la celebración del Congreso.
Las comunicaciones tipo pósters serán expuestas al menos medio día, previamente a la celebración de la sesión pública de presentación. El Comité Organizador dispondrá de sesiones específicas de presentación de comunicaciones tipo pósters, donde se presentarán y discutirán públicamente cada uno de los pósters de la sesión.
Artículo 15. Tiempos de Exposición:
Las comunicaciones orales tendrán un tiempo máximo de exposición de 7 minutos seguidos de 3 minutos para su discusión. Las comunicaciones pósters dispondrán de un máximo de tres minutos para la exposición y dos para la discusión.
Los moderadores de las sesiones podrán acumular los tiempos de discusión al final de la sesión o discutir conjuntamente comunicaciones de temas relacionados.
Artículo 16. Premios y Distinciones:
El Comité Organizador establecerá al menos un Premio a la Mejor Comunicación, pudiendo establecer otras distinciones (trayectoria profesional, trabajo de investigación, etcétera). La elección de estas comunicaciones será hecha a propuesta del Comité Científico. El Presidente de la SADEMI hará públicos estos premios en la Cena de Clausura del Congreso. Los premios constarán de diploma y dotación en metálico, cuyo valor será fijado por el Comité Organizador, a propuesta de la Junta Directiva de la Sociedad. Los premios podrán ser declarados desiertos.
La Junta Directiva de la SADEMI convocará anualmente el Premio de Investigación Dr. López Laguna al mejor trabajo de investigación presentado a la convocatoria de ese año. Las bases de la convocatoria, plazos de la misma y formato de presentación serán enviados a todos los socios de la SADEMI con la antelación suficiente. El fallo del Premio será comunicado asimismo en la Cena de Clausura del Congreso de la Sociedad. La cuantía económica del premio será fijada por la Junta Directiva de la SADEMI. La convocatoria podrá ser declarada desierta.
Artículo 17. Actos de Apertura y Clausura:
Los actos de Apertura y Clausura se celebrarán como sesiones plenarias, siendo responsabilidad del Comité Organizador el protocolo de presentación.
Artículo 18. Régimen Económico:
La SADEMI, a través del Comité Organizador, solicitará de la autoridad competente la declaración de interés científico del Congreso Anual y de la Jornada Científica de Otoño.
Es responsabilidad del Comité Organizador la elaboración, seguimiento, rendición de cuentas y liquidación del Presupuesto del Congreso ante la Junta Directiva y la Asamblea de la SADEMI.
A tal fin, con antelación suficiente, el Comité Organizador presentará a la Junta Directiva un presupuesto de ingresos y gastos del Congreso, que no sea gravoso para la SADEMI.
Todos los ingresos y gastos se realizarán a través de una cuenta única del Congreso. El titular de dicha cuenta será la SADEMI y tendrán firma mancomunada el Presidente y el Tesorero del Comité Organizador. El Presidente de la SADEMI deberá autorizar la apertura de esta cuenta. No se admitirán pagos o ingresos en cuenta de terceros, incluyendo agencias de organización de congresos, que en todo caso actuarán como proveedoras de bienes y/o servicios facturando al Comité Organizador.
El Comité Organizador presentará en la primera Junta Directiva que se celebre posterior a la celebración del Congreso una Memoria del mismo, que incluirá una rendición de cuentas de acuerdo con el Presupuesto previsto. El balance final será asimismo presentado en la siguiente Asamblea General de la Sociedad.
Se procederá en cuanto sea posible a la cancelación de la cuenta del Congreso, cuyo superávit, caso de existir, será ingresado en la tesorería de la SADEMI. En caso de déficit, debidamente justificado y conformado por la Junta Directiva, éste correrá a cargo de la SADEMI.
Artículo 19. Facilidades de Asistencia:
La organización del Congreso habilitará las medidas necesarias para reducir al máximo los costes de la organización. Establecerá en todos los casos una cuota reducida de inscripción para los MIR de Medicina Interna.
Artículo 20. Becas:
La SADEMI propiciará la concesión de becas destinadas a la participación en el Congreso Científico, dirigidas a MIR de Medicina Interna, socios de la SADEMI.
Artículo 21. Inscripciones:
Se enviarán dentro del plazo que fije el Comité Organizador. Para que sean válidas, deberán ir acompañadas del justificante de ingreso, en la Cuenta del Congreso, por el importe de la cuota. Los miembros de la SADEMI disfrutarán de una reducción en el importe de la inscripción de al menos la cuantía de la cuota anual de socio. Los MIR de Medicina Interna gozarán asimismo de cuotas de inscripción reducidas. El Comité Organizador invitará oficialmente al Presidente, Tesorero y Secretario de la SADEMI, corriendo con los gastos derivados de su inscripción y alojamiento.
Artículo 22. Memoria:
El Comité Organizador realizará un informe sobre el desarrollo organizativo del Congreso, que se depositará en la Secretaría Técnica de la SADEMI.
Artículo 23. Acreditación:
Tanto el Congreso Anual como la Jornada Científica de Otoño podrán ser acreditados por los organismos competentes para Formación Continuada o programas de pregrado o postgrado.
